Foto: David Klement/LeMUr.mu

Jak správně psát e-maily na univerzitě II: Obsah a jazyk

Tereza Vlčková Studentský život, Univerzita

Píšete e-mail učiteli a potřebujete ho získat na svou stranu? Žádáte ho o odložení termínu odevzdání bakalářské práce? Potřebujete si vyprosit speciální datum zkoušky jen pro vás? V druhém díle našeho seriálu se zaměříme na samotný obsah emailů v akademickém prostředí.

Uvádějte informačně hodnotný předmět

Do kolonky „předmět“ je dobré napsat kód předmětu a stručný účel vašeho e-mailu, jelikož předmět předznamenává, čeho se vaše zpráva týká. Ve většině případů daný vyučující nevede jen jednu přednášku či seminář, proto je důležité napsat přesný název kurzu, jeho zkratku a v případě seminárních skupin číslo skupiny, do níž jste zapsáni. Vyučující si bude okamžitě moci vaši žádost někam zařadit a ještě než začne číst, bude tušit, oč se jedná.

Buďte struční

Nemusíte psát sáhodlouhé romány, ve kterých budete vysvětlovat své pohnutky nebo se omlouvat za nějakou svou chybu. Snažte se dopis příliš nenatahovat a co nejstručněji vysvětlit, proč o danou věc žádáte či se na ni ptáte. Vyučující nemají času nazbyt a stručnost jistě ocení.

Tip: Než se pustíte do psaní e-mailu s dotazem ohledně výuky, podívejte se pořádně do sylabu kurzu. Mnohokrát jsou v něm všechny potřebné informace uvedeny.

Nebuďte přehnaně servilní

Pokud o něco žádáte, slušně a jasně poproste, v žádném případě nepište věci typu „kdybyste byl tak převelice laskavý“, „kdybyste byl tak strašně moc hodný“ a podobně. Není to vhodné ani v případě, když máte pocit, že se šance na kladné vyřízení vaší žádosti blíží nule. Pamatujte, že učitel vám vyhoví spíše tehdy, když budete obyčejně slušní, než když mu naslibujete hory doly. Když se omlouváte, přiznejte chybu a nevymýšlejte si výmluvy a příběhy na své ospravedlnění.

Pište ze školního emailu

Pokud to jde, vyhněte se používání svých soukromých e-mailových adres. Učitelé pravděpodobně nebudou ztrácet čas tím, že by si vás hledali v databázi studentů, takže pokud se řádně nepředstavíte a neuvedete všechny náležitosti, nejspíš vám ani neodpoví.

Když už přece budete muset zprávu poslat ze soukromého e-mailu, vždy uveďte své jméno, UČO, fakultu, obor a ročník. Ostatně, to neuškodí, ani pokud budete psát ze školní adresy.

Dejte si pozor i na jména v adresách typu „medvidek/pusinka01/MiLaceq24“ a podobně. Zní to neprofesionálně a neseriózně. Byť se učitel třeba pobaví nad vaší kreativní přezdívkou, na podobné experimenty je student vysoké školy už přece jen trochu starý a rozhodně vás daný vyučující nebude brát jako váženého kolegu.

Vy, nebo vy?

Velké písmeno v zájmenu pro druhou osobu jednotného i množného čísla (ty, vy, vy) vyjadřuje úctu k adresátovi dopisu. Striktně vzato byste tedy měli vždy použít velké písmeno, pokud je vám známo, komu text adresujete. Jelikož žádosti, kterými se zabýváme v tomto textu, bývají adresovány konkrétní osobě, je vhodné užívat velkého písmene. Malé písmeno v tomto osobním zájmenu by mohl vyučující brát jako neslušnost či dokonce urážku.

Vyvarujte se pravopisných chyb

Dejte si pozor na překlepy a chyby, kterých se můžete ve spěchu dopustit. Raději si na psaní e-mailu v klidu sedněte a používejte kontrolu překlepů ve svém textovém editoru nebo procesoru. Ideálně ještě zprávu dejte po napsání zkontrolovat někomu, kdo ovladá jazyk, ve kterém je text napsán. Pokud byste napsali do očí bijící chybu, vyučující by o vás jistě nezískal valné mínění. Na pravopisné chyby se vyplatí dát si dobrý pozor obzvlášť v případě, že studujete jazyky.

Nezapomínejte na odstavce

V e-mailech, klasických dopisech i všech ostatních textech platí, že byste měli text členit na odstavce, jelikož to zlepšuje přehlednost textu. Platí, že témata by měla být dělena po odstavcích a oslovení, rozloučení a podpis musí být na samostatných řádcích. Pokud zvládnete svůj dotaz, žádost či omluvu napsat stručně několika větami, není problém, že vám tělo dopisu vyjde jen na jeden odstavec. V případě delších textů je členění nutné. Mějte na paměti, že v e-mailech, stejně jako v textu psaném na psacím stroji či jakémkoliv jiném neformátovaném textu, je zvykem odstavce oddělovat prázdným řádkem, nikoliv pouze znakem nového řádku (tedy dvakrát odřádkovat klávesou enter, ne jen jednou).